Abordei inicialmente algumas regras de etiqueta em negócios. Neste guia, abordaremos algumas dessas etiquetas eu reuniões. Alguns tópicos aparecerão repetidos, mas adicionei-os mesmo assim por considerar pertinente em relação ao tema.
Recordo que este não é um “manual de como ter sucesso no Japão”. Esses são meus aprendizados e eles podem divergir da opinião de outros. Além disso, nem todo japonês é igual, o que busco aqui é dar um contexto aos brasileiros que não conhecem da cultura japonesa.
Antes da reunião
Você é a cara de sua empresa
Esse tópico já foi abordado anteriormente, mas reforço ele para deixar claro sua importância.
Quando você está em negócios, você representa sua empresa. Logo, desde o uniforme impecável, tal como a fala e o atendimento representam a empresa. Por isso, é sempre bom colocar profissionais qualificados e treinados para tratar com os japoneses.
Detalhes como uma mão guardada no bolso, um uniforme amassado, sua organização, seu material de apresentação. Tudo isso não representa a pessoa, mas a empresa.
Organização
Os japoneses são muito organizados. Falta de organização é desleixo. Por isso, deve-se sempre focar em estar com sua pauta organizada e separada em tópicos que deseja discutir.
No início de uma reunião, se você é o responsável por ela, é de bom grado a entrega de uma pasta contendo as informações de sua empresa e todos os detalhes, pois eles estudarão essas informações depois com calma. É de bom grado também entregar, junto deste material uma pauta do que será falado.
Conhecer com que você está falando
No Brasil, vamos a reuniões e aulas para conhecer e descobrir. No Japão, você vai a elas para se aprofundar. Nunca vá a uma reunião sem conhecimento prévio sobre a empresa que você vai estar falando, sabendo fazer as perguntas pertinentes e comentar inclusive de assuntos (positivos) recentes quanto a empresa. No caso do Japão, o dever de casa vem antes da aula.
O mesmo vale para sua empresa. Você deve conhecer impecavelmente sua área, para respostas seguras. Ao mesmo tempo, você deve conhecer também o restante da empresa para que não seja pego desprevenido (afinal, eles estudaram você também).
Inglês e japonês
Japoneses tem uma certa dificuldade fonética para pronunciar o inglês. Além disso, por uma certa distância gramatical e cultural, vários possuem uma dificuldade em se expressar em japonês. Por isso, há uma chance de eles ficarem intimidados em conversar na língua inglesa e evitar passar por essa situação.
Atento que isso não é uma regra geral, mas diferente de nós brasileiros que “damos um jeito” e nos comunicamos, aos japoneses essa situação pode ser desconfortável. Reforço também que isso não é impeditivo deles realizarem conversas e negócios.
Na reunião
Atrasos
Tal como aos americanos, atrasar eu um compromisso com os japoneses é extremamente rude. No Brasil aceitamos e normalizamos os atrasos, todavia com os japoneses é um alto grau de falta de respeito com eles.
Por isso, evite ao máximo se atrasar e não cumprir combinados.
Vestimentas
Já abordei o tópico sobre a importância de você representar sua empresa. Dessa forma, é aconselhável que você se vista formalmente para uma reunião de negócios. Homens com ternos escuros, camisetas brancas e gravatas discretas. Mulheres com calças ou saias longas e ternos (podendo variar para cores mais claras).
Cuidado também para não ser “over dressed”. Você quer chegar na reunião organizado e não ostentar e se sentir superior aos outros que estão nela.
Troca de cartões de visitas
A regra geral do cartão de visita no Japão é que você precisa ter um e é uns dos primeiros passos (senão o primeiro) em uma apresentação. No cartão de visitas, está escrito seu nome, cargo, empresa e dados de contato. Além disso, resumidamente cito:
- O cartão deve ser entregue com as duas mãos (respeito) e com seus dados direcionados a quem vai receber;
- O cartão deve ser recebido com as duas mãos (respeito) e deve ser lido na hora. Deve-se atentar a leitura do nome da pessoa;
- O cartão não pode ser guardado imediatamente (respeito e cuidado), deve ser mantido na mesa ou na mão até o fim da reunião e conversa. Somente aí deve-se guardar o cartão (cuidado).
Presentes
No caso de você estar visitando uma empresa, não é obrigatório, mas é de bom tom levar presentes. Além disso, há algumas pequenas regras para eles:
- Evitar que eles venham em número 4 ou 9 (4 ou 9 unidades);
- Evitar dar algo de baixo valor, mas também cuidado para não levar algo muito caro;
- Pensar em um presente que tenha relação com o encontro;
- A embalagem do presente é importante.
Aguarde para ver se a parte japonesa vai abrir seu presente. Por se tratar de presente de negócios, pode ocorrer que sim, mas é bem possível que não, salvo se você entregar ele explicando o que é o presente. Não abrir o presente no Japão, diferente do Brasil, não é sinal de descaso com ele, mas respeito a você.
No caso de presente recebido, vale a mesma regra. Se a parte japonesa for explicar o presente, então é bem possível que ele seja aberto, senão, é aconselhável não abri-lo.
Aguardar orientações
Se você está visitando alguém, aguarde orientações de onde você deve se sentar. Os anfitriões pensaram nisso antes da sua chegada.
No caso de ser oferecido chá ou café, aguarde todos serem servidos e o anfitrião dizer para que você beba.
Saber as questões hierárquicas
Na cultura ocidental, caso um diretor esteja na reunião a acompanhando, mas a reunião é realizada, apresentada e discutida pelo subordinado, é comum que nos direcionamos a ele na fala. Olhamos e direcionamos a discussão em vários momentos ao diretor, mas seria indelicado ignorar o apresentador.
Nas reuniões japonesas, é comum ocorrer a presença de um ente de maior hierarquia (geralmente é a pessoa mais velha). É no geral mais adequado você se direcionar na conversa a ele, mesmo que seja o subordinado que esteja fazendo a apresentação.
Contato no olhar
Deve-se também evitar contato prolongado de olhares. No ocidente olhar fixamente ao seu falante é algo positivo, mas no Japão o ato é considerado agressivo, fazendo os japoneses ficarem bem desconfortáveis.
Apontar
No momento de indicar algo, evitar ao máximo apontar a alguém, seja com sua caneta ou seja com seu dedo. O mais adequado é citar o nome da pessoa ou, no máximo, indicar com a mão aberta.
Contato físico
Além disso, os japoneses não se tocam e podem considerar esse ato extremamente invasivo e desconfortável. No Brasil é muito comum as pessoas se encostarem e se pegarem (mãos nos ombros para chamar atenção, ou mesmo segurar um braço). É altamente desaconselhado fazer qualquer um desses atos, pois eles podem ser considerados bem ofensivos.
Ir direto ao assunto
Evite ir direto ao assunto. Isso é considerado agressivo e rude aos japoneses. Os japoneses não gostam de ser pressionados de forma agressiva e você, se não conhecer a cultura deles, nunca saberá disso, pois eles nunca falarão diretamente. Diferente das culturas ocidentais, uma abordagem agressiva e insistente pode gerar um afastamento deles.
O mesmo vale em uma reunião. Nunca se inicia uma reunião com o objeto da reunião. Sempre se inicia com “small talks” antes de entrar no assunto principal. Por isso a troca dos cartões de visita são importantes, pois lhe darão pistas sobre os assuntos que podem ser abordados no início.
Tomar notas
É aconselhável tomar diversas notas durante a reunião. Isso demonstra interesse e evita que você esqueça alguma informação. É desconfortável que você precise perguntar algo que já foi dito novamente.